Concepção da necessidade de padronização

Olá pessoal, bom dia!

No post de hoje irei abordar sobre um tema bem interessante que é o momento que se inicia a concepção de que podemos padronizar algo.

Por definição quando iniciamos em uma atividade, muitas vezes, o principal desafio inicial é, justamente, entender a grande gama de variações de entregáveis que são possíveis. Isso desde possibilidades de geração de relatórios, passando por captura de dados e até mesmo na apresentação estética do entregável final.

Passei, mais vezes que consigo lembrar e menos do que gostaria, pelo processo de iniciar em uma área, empresa ou lançando olhares diversos sobre temas já habituais, e ver como as coisas não estão bem ordenadas.

A título de exemplo, neste post irei tratar sobre alguns projetos que estão listados no LinkedIn que são: Padronização de Processo de Apuração ISSQN e Dossiê Eletrônico - Automação de Cálculos Benefício "Lei do Bem" - PD&I.

Ainda que sejam atividades bem distintas, o princípio básico foi o mesmo. No meu primeiro contato com tais atividades pude observar que:

1- Existiam vários modelos, sendo cada um aplicado a uma necessidade;

2- Os modelos existentes não conseguiam contemplar toda a gama de possibilidades ao qual era possível;

3- O volume de dados que transita nestes modelos não estava bem distribuído;

4- Para fins de validação, conjunto grande de modelos dificultava o processo de revisão.

Agora vem a reflexão e, a partir dela é que iniciaremos o propósito deste post, por qual motivo existiam esses vários modelos coexistindo?

Em muitos casos, julgam que existem todos esses modelos pois as empresas são desorganizadas. Isso é um enorme erro de interpretação e serve como nossa primeira lição a ser aprendida.

Inicialmente, antes de realizar qualquer juízo de valor acerca das metodologias atuais de trabalho da empresa/equipe, precisamos observar. O ato de observar como as coisas são feitas possibilita que enxergamos os papéis de trabalhos atuais em suas funções. Com isso teremos uma maior capacidade de processar essas variações e conseguiremos nos debruçar sobre soluções possíveis.

Após observarmos como o ecossistema da empresa interage com esses materiais, será possível identificar o real motivo que levou a ter "n" papéis de trabalhos similares. No geral, os papéis de trabalho são construídos para atendimento de uma demanda com características momentâneas. Assim, quando se aumentam as necessidades, sejam por um aprofundamento na análise e/ou complexidade geográfica, começa-se a criar cópias do papel de trabalho original e adapta-las as necessidades existentes.

Neste momento, se inicia o processo de construção de mecanismos que suportem as incontáveis variações possíveis para determinado papel de trabalho. O primeiro passo que é observar permitiu extrair insights poderosos (bem como anotações que serão bem úteis em um próximo momento). O segundo passo é entender com os consumidores da informação gerada por estes materiais o que é preciso para se analisar. Neste caso é importante um canal de diálogo aberto entre a operação e quem gerencia a entrega.

A título de exemplo, na Nextel Telecom, quando iniciamos o trabalho de padronização dos papéis de trabalho do ISSQN, houve uma reunião rápida (como toda reunião deveria ser, mas isso é tópico para outro post), para se entender quais pontos eram analisados pelo consumidor da informação e o que este precisava que os modelos atuais não atendiam. Após esse encontro foi possível enxergar qual seria o caminho lógico e claro a ser seguido.

Ao longo do processo de observação e identificação de pontos chaves, inicia-se a construção dos modelos padronizados em si. O modelo deve conter todos os elementos que serão fontes para análise, em como, deverá sintetizar e normatizar todas as possíveis necessidades que levaram a construção de modelos diversos. Em vários casos essa atividade é bem simples, porém existem atividades que consomem muito tempo para que a uniformização dessas "n" regras não conflitam negativamente.

Neste modelo posso citar a concepção do, popularmente conhecido como Dossiê Eletrônico para a GT Consultoria. Aqui a complexa gama de variações dos entregáveis fez com que o trabalho de construção de um mecanismo único fosse extremamente desafiador (continua sendo pois neste momento estou construindo uma plataforma integrada e ampla para a segunda geração do dossiê). A particularidade do trabalho em si já tornou bem complexo o trabalho de análise e entendimento. Agora uniformizar todas as regras de cálculos conflitantes em uma mesma janela lógica exigiu um enorme período de experimentação, testes, validação e correção para, apenas após isso, gerar um arquivo plausível.

Após a observação e o envolvimento dos consumidores das informações o próximo passo é colocar a mão na massa e desenvolver um layout padronizado para a entrega.

Neste momento temos como ponto focal abranger o máximo possível de variações nos modelos e garantir que a necessidade do cliente (interno e/ou externo) seja satisfeita. Ah, o modelo a ser construído também deve ter uma característica simples, deve ser intuitivo e prático. O mais automatizado possível. A facilidade na operação reduz possível resistência do operador. O processo de consumo da informação, seja pelo gestor ou qualquer outro, deve ser dinamizado. Quanto mais fácil melhor é para todos.

Seguindo na construção dos modelos, como já dito em posts anteriores, não há necessidade de se construir o excelente se for caro, complexo e não atender. O ideal (ao menos ao meu ver) é sempre iniciar pelo que o pessoal já está habituado. Por este motivo, construo todas as versões iniciais dos meus entregáveis em Excel.

Quando concluir a construção de um modelo, veja com seus coleguinhas (pares e gestores) o que estes acham, o que precisa ser alterado, como melhorar a experiência e, um dos principais, se este modelo é possível inserir dados passados.

Aliás, ao meu ver, um dos principais métodos para validar se sua construção está no caminho certo é pegar dados históricos com diversas particularidades e inserir no seu modelo. Enquanto o resultado obtido por você não for o mesmo que o arquivo original (partindo do pressuposto que o arquivo original esteja com cálculos corretos, se tiver algo como "2+2!=4" vai ficar difícil fechar) ainda é preciso melhorar seu modelo. Após os resultados serem atingidos também compartilhe com seus pares.

Neste post podemos ver que, além de observar e entender o motivo das coisas antes da destilação de críticas negativas acerca da metodologia de trabalho atual, a integração e o livre canal de diálogo com seus pares são essenciais para que o seu modelo padronizado seja um sucesso.

Minhas dicas para este momento são essas. Nos vemos semana que vem e qualquer dúvida e/ou necessidade podem comentar que faço questão de responder todas as dúvidas. Forte abraço!

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