Construção de Mecanismo de Retaguarda de Documentos Cadastrais

Olá, seja bem-vindo!

Neste post irei comentar um pouco sobre o início de minha carreira e como desde lá iniciei a capturar os passos fundamentais que levaram à publicação passada (como potencializar a construção de mecanismos).

Por um longo período estive alocado em demandas diversas relacionadas à área financeira (contas a pagar, contas a receber, cadastro, entre outros). E o primeiro projeto que eu idealizei se deu nessa área, enquanto atuava como responsável pela área de documentação cadastral.

Observei que o processo em si era extremamente moroso, levando a grandes solicitações de documentação física. Além de quase metade do espaço que estava dedicado ao financeiro ficar destinado à manutenção de arquivos físicos. Após o meu primeiro ano na atividade, observando o que era feito bem como identificando as motivações para aquele comportamento, verifiquei que era possível tornar o processo de consulta à documentação mais ágil e independente.

O primeiro passo, para verificar a viabilidade do que estava desenvolvendo, residiu em conversar com os responsáveis pela área comercial, bem como com os técnicos de nossa infraestrutura, para analisar se havia a possibilidade de digitalização dos documentos.

A princípio, na área comercial, houve um grande apelo para dinamização do processo pois eles eram os maiores interessados. Com relação a tecnologia da informação, houve necessidade de melhor entendimento dos quesitos técnicos para verificar como proceder.

O primeiro passo para que esse processo fosse concretizado foi criar um diretório em rede com acessos por grupo, nos quais o grupo comercial poderia apenas consultar, e o grupo administrativo poderia realizar o processo de manipulação geral. Com esse diretório criado iniciamos o processo de construção lógica de acesso. Ficariam os clientes e fornecedores juntos? O local em rede seria o mesmo? O armazenamento seria pelo CNPJ, Razão Social ou pelo código do sistema?

A solução para esses questionamentos consistiu em experimentação. Houve necessidade de se testar vários tipos de locais, usuários, classificação até que encontramos o modelo ideal e seguimos com ele para o processo de mapeamento.

Para a realização do mapeamento observou-se métricas como tempo de implantação da solução, datas de corte, início

da implantação do novo modelo, destinação dos resíduos gerados no processo entre outros. Essa etapa foi fundamental para definirmos como seria a atuação no processo de execução do projeto.

Finalmente, após pequenos ajustes no mapeamento, estipulou-se uma data de corte. A partir de meados de Junho/2009 todos os novos cadastros teriam seus documentos digitalizados e armazenados na rede no momento da inserção sistêmica. Relacionado aos mais de dois mil cadastros antigos que já existiam fisicamente, o plano de ação para estes se deu em duas etapas. Primeira era realizar a digitalização do mais antigo para o mais recente, seguindo a codificação. Em segundo seriam priorizados os cadastros que estavam em fase de atualização de dados.

Estive a frente do processo de digitalização e disponibilização dos documentos até Agosto/2010 quando retornei para a área fiscal visando o atendimento de uma demanda. Mesmo após minha saída, o profissional que me sucedeu continuou e concluiu, com êxito o projeto.

Conseguimos métricas excelentes com esse projeto. O tempo de análise para liberação de crédito foi otimizado. Os vendedores, no ato da realização do pedido já conseguiam verificar se os documentos do cliente estavam atualizados e/ou completos. Os representantes comerciais externos também tinham acesso para consultar os arquivos, fazendo com que a atividade de manutenção dos dados atualizados fosse incorporada à cultura da companhia.

Esse projeto me abriu os horizontes sobre como algo bem planejado, divulgado, testado e participativo pode ser um diferencial. Haviam outros passos que integrariam o cadastro com informações online da empresa, porém, o resultado que obtivemos nos atendeu com maestria.

A experiência neste modelo foi que me levou a executar o segundo projeto de minha carreira, que versa sobre a padronização de documentação. Mas isso é assunto para o post da semana que vem.

Minhas dicas para este momento são essas. No post da semana que vem irei explicar como consegui viabilizar padronização de documentação para mais de centro e sessenta estabelecimentos distintos e como o processo de experimentação de layouts, erros e acertos contribuíram para que fosse possível construir modelos sólidos e duradouros.

Nos vemos lá e qualquer dúvida e/ou necessidade podem comentar que faço questão de responder todas as dúvidas. Forte abraço!

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