Oportunidades para um pensamento construtivo

Olá Pessoal, boa tarde!

Hoje vamos falar sobre um tema bem legal. A ideia é demonstrar como não precisamos dominar profundamente determinado tema e/ou tecnologia para concebermos mudanças estruturais relevantes para a empresa, setor e/ou equipe.

Irei guia-los pela experiência que tive ao ser convidado para uma nova divisão em Tributos Indiretos na Nextel Telecom e como a vivência me levou a inovar em soluções voltadas ao ISS (já abordei brevemente minha primeira passagem pela equipe de ISS na mesma empresa).

Todo esse conjunto de ações irá subsidiar o que iremos abordar no futuro, quando tratarmos de desenvolvimento especificamente para clientes Sankhya.

Inicialmente, após o êxito no processo de padronização dos processos de ISS, houve uma grande oportunidade de participar de uma equipe totalmente nova e com um viés de ação bem interessante e desafiador, uma vez que aglutinava uma série de responsabilidades que estavam marginalizadas nas equipes já existentes. Partindo dessa necessidade surgiu a célula de Operações e Processos Fiscais.

A premissa básica se resumia em três pontos de contato, primeiro a análise de impactos oriundos de alterações legais no âmbito de tributos indiretos, outro ponto era a comunicação e integração das áreas de Tributos Indiretos e consultorias tributárias diversas e o último ponto era análise e gerenciamento de contingências (documentais ou processuais).

Esse escopo trazia enormes desafios principalmente pelo caráter disruptivo que as ações a serem criadas deveriam apresentar. Principalmente o processo de comunicação foi um forte fator que motivou vários tipos de abordagens distintas e o pensamento "fora da caixa" (meio clichê, não ?! rs) foi um item determinante do sucesso da área.

Vamos do início, tinhamos uma enorme contingência em processos que não nos possibilitava ter uma visão clara e objetiva dos próximos passos a serem seguidos, sendo nossas ações muito mais corretivas dos que preventivas. O primeiro ponto foi mapear com assertividade os pontos de problemas que existiam até o momento. Além disso também existia o problema clássico de resistência de pessoal para as novas mudanças propostas.

Para atender cada uma das três premissas básicas da nova área realizou-se o seguinte processo:

1- Análise de impactos de alterações legais: Este exemplo é muito legal. A análise que fazíamos era iniciada com o recebimento de um boletim interno disparado pelo time de planejamento tributário onde constavam todas as alterações legais ocorridas, por dia. O objetivo era informar os representantes de cada área de que, eventualmente, haveria impactos nas operações da companhia. Assim como já exposto em posts anteriores, essa atividade foi iniciada com observação, houve a necessidade de se entender o motivo daquele fluxo de comunicação.

Depois de se entender o fluxo iniciou a atividade de se acompanhar como que os itens eram analisados para identificar se as alterações propostas impactariam ou não as operações. O último ponto de observação foi como, ao se constatar se havia ou não impactos, se armazenava essa informação, bem como, em caso de alguma ação a ser tomada, como se operacionalizava esse ponto.

Após o amplo processo de observação iniciou-se a adoção de algumas ações que visavam melhor otimizar nossos recursos (bem como consolidar algumas ações que davam certo em outras áreas para melhorar nossa comunicação). Desse modo observamos que o boletim interno que era recepcionado continha muitas informações, o que dificultava na área a compreensão do real impacto das mudanças. Assim sendo, construímos, em um primeiro momento, um fluxo lógico que foi entendido como primordial. Quando tratamos de legislações tributárias, cada minuto perdido pode comprometer as operações da companhia. Exatamente por isso nosso fluxo prezava pela otimização de tempo, assim sendo colocamos critérios de análises pontuais com pessoas chaves de cada uma das divisões de tributos indiretos (operações logísticas, apuração de tributos e sistemas fiscais).

Em um próximo momento, iniciamos um movimento de comitê tributário, no qual, semanalmente, havia reuniões com representantes de todas as áreas (tributos diretos, tributos indiretos, planejamento tributário, financeiro, jurídico e contabilidade), deste modo homogeneizaríamos o entendimento sobre os impactos operacionais que as alterações legais promoveriam na Nextel. Essa pacificação no entendimento, conjuntamente com a troca de experiência dos profissionais envolvidos, fez com que a experiência fosse exemplar.

Visando auxiliar no processo de armazenagem do conhecimento, construímos um modelo em Access que nomeamos de Aplicativo Integrado de Legislações. A ideia dele é bem simples, através da recepção dos dados por parte do planejamento tributário consolidávamos, gerávamos comunicações internas, indicávamos possíveis sanções ao descumprimento da legislação bem como também criamos um fluxo legal de disparo de cobranças por tempo. Uma versão beta dessa solução está no meu Github, e pode ser acessada no link do final do texto.

2- Melhoria da comunicação interna: O aplicativo desenvolvido no item anterior nos apoiou, e muito, em um processo de melhor entender as preferências, anseios e métodos de cada colaborador, além de promover um local para que, sem o risco de represarias (o anonimato, neste caso, foi garantido sendo que nem eu mesmo conseguia identificar os colaboradores), cada um pudesse expressar suas opiniões verdadeiras sobre as atividades. Observa-se que essa ferramenta não possuía cunho de observar o desenvolvimento do colaborador (algo restrito as avaliações já executadas pelo RH), a ideia era exatamente compreender como poderíamos orientar melhor os recursos nas atividades. Tivemos alguns resultados bem interessante na época.

3- Mapeamento de contingências: Neste aspecto iniciamos o processo de como nos resguardarmos de toda e qualquer ação que poderíamos sofre devido ausência de documentação e/ou processos construídos de maneira robusta o suficiente para subsidiar-nos.

Após ser constatado a eficácia dos métodos que foram desenvolvidos para a célula de Operações e Processos Fiscais, fui convidado novamente ao time de ISS, agora como líder da equipe, com a premissa de promover alterações mais profundas em nossos processos de captura e armazenagem dos dados de serviços tomados e prestados.

Nessa nova passagem pelo ISS, a ideia inicial foi consolidar, com os novos integrantes do time, como poderíamos criar mecanismos para melhor harmonizar todos os dados de mais de 800 prefeituras distintas com seus próprios dados de acesso para programas de ISS, datas distintas de recolhimento do tributo, processos totalmente distintos.

Iniciamos o processo de construção de um modelo lógico com a tabulação de todos os dados que tínhamos das prefeituras (datas de vencimento, método de recolhimento, legislação com a indicação de responsabilidade do recolhimento do ISS, dados de login e senha, entre outros dados). Após a consolidação desses dados (separados por prefeitura), iniciamos a criação de uma base de dados no Excel com captura automatizada de analises. Essa ferramenta nos auxiliou enormemente sendo que foi possível a drástica redução de tempo para processos manuais e dedicou os colaboradores no que mais importava, a análise dos documentos.

Pode parecer que para construir esses mecanismos se fez necessário horas e mais horas de programação em Excel/Access, porém não foi bem assim. O que mais foi necessário diz respeito a observação que realizamos para compreender o real motivo para fazer as coisas.

O motivo de algumas ideias serem implementadas em Excel e outras serem implementadas no Access se deu pela afinidade que possuía na época por cada tecnologia. Aqui a ideia é demonstrar que é possível construir muitas coisas legais a partir do momento que existe o motivador, algum ponto que deverá ser sanado.

Infelizmente, após minha saída da companhia, temo que não houve continuidade na utilização de parte dos recursos desenvolvidos. A questão da continuidade, quando se trata de processos, é fundamental, pois muitas vezes os resultados só aparecem ao longo do tempo.

Bem pessoal, por enquanto é isso. Nos vemos semana que vem e qualquer dúvida e/ou necessidade podem comentar que faço questão de responder todas as dúvidas. Forte abraço!

Ah, o link para download do modelo do aplicativo integrado de comunicação é:

https://github.com/AcacioMarcos/blog/blob/master/Aplicativo%20Integrado%20de%20Legislação%20-%20Versão%20Beta.accde